Activitatea 1 – Management de proiect

Subactivitatea 1.1. – Construirea și mobilizarea echipei de proiect

            Septembrie 2021-Octombrie 2021

Pe parcursul acestei activități se va nominaliza/aloca echipa de management a proiectului. Echipa de management a proiectului va fi formată din: manager proiect; manager tehnic; responsabil financiar; responsabil achiziții; administrator rețea, Inginer de sistem, consultant în informatică, cercetător științific automatică.

Subactivitatea 1.2. – Stabilirea planului de comunicare la nivelul proiectului

            Septembrie 2021-Octombrie 2021

Planul de comunicare va viza atât comunicarea internă, între membrii echipei de proiect și celelalte departamente ale solicitantului, cât și comunicarea externă cu diferiți factori de interes pentru proiect – finanțatorul, furnizorul de bunuri și servicii.

Subactivitatea 1.3. – Planificarea detaliată a implementării proiectului

            Septembrie 2021-Octombrie 2021

Activitatea va avea ca scop identificarea celor mai bune tehnici de planificare pentru realizarea, în cele mai bune condiții, a proiectului – a relațiilor dintre activități, precum și a responsailităților și resurselor necesare derulării acestora. Activitatea va contribui la armonizarea ideilor și exigențelor privind derularea proiectului, din punct de vedere tehnic și metodologic. În această etapă se va realiza Planul de Proiect, ce va oferi o privire de ansamblu asupra întregului proiect, și face parte din Documentele de Inițializare ale Proiectului. Planul de proiect va include: delimitarea etapelor proiectului; planificarea detaliată a activităților, a subactivităților și a punctelor de control (reprezentarea grafică a activităților proiectului și a duratei acestora, legăturile și dependențele, livrabile; resursele și alocarea lor; etc.); matricea de alocare a resurselor; diagrama de personal și alocarea sarcinilor; bugetul detaliat al proiectului și fluxul de numerar estimat; etc. Informațiile din această planificare vor fi corelate și vor detalia informațiile prezentate inițial în cererea de finanțare.

Subactivitatea 1.4. – Monitorizarea proiectului și controlul proiectului

            Septembrie 2021-Februarie 2023

Activitatea menționată va avea ca scop furnizarea de informații echipei de proiect, prin care aceștia să poată identifica și rezolva problemele de implementare și evalua progresul proiectului. Această activitate va consta în furnizarea oricăror informații de natură tehnică sau financiară, legate de proiect, solicitate de către Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de Certificare și Plată, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau orice alt organism abilitat să verifice sau să realizeze controlul/auditul/monitorizarea asupra modului de implementare a proiectului propus. În acest sens, solicitantul va ține o evidență contabilă distinctă, folosind conturi analitice distincte pentru proiect:

• Întâlniri formale periodice (lunare) ale echipei de proiect în vederea analizării stadiului implementării activităților, identificării eventualelor probleme, stabilirii cauzelor și propunerii de soluții de remediere.
• Gestionarea și controlul bugetului estimat al proiectului în baza evidenței analitice distincte de proiect, în care se regăsește situația cheltuielilor efectuate și a detaliilor documentelor justificative.
• Arhivarea documentelor, care va presupune păstrarea și arhivarea documentației aferente proiectului pentru toate stadiile desfășurării acestuia.

Subactivitatea 1.5. – Evaluarea și raportarea rezultatelor finale

            Septembrie 2021-Februarie 2023

 Această activitate va consta în aprecierea periodică a măsurii în care au fost atinse obiectivele și s-au obținut rezultatele preconizate, utilizând rezursele prevăzute în proiect. Va consta în:

• Elaborarea a 6 etape de progres.
• Elaborarea cererilor de rambursare/plată.
• Elaborarea a 5 cereri de rambursare/plată intermediară.
• O cerere de rambursare finală în luna a 18 de proiect, de către consultantul în management de proiect și echipa internă de management.

Activitatea 2 – Derularea procedurilor de achiziție

Subactivitatea 2.1. – Achiziția serviciilor de consultanță în domeniul managementului de proiect

            Septembrie 2021-Octombrie 2021

Serviciile de consultanță în domeniul managementului de proiect vor fi achiziționate prin achiziție directă conform Capitolului I, secțiunea a 4-a, articolul 7, alin. 5 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice. Achiziția se va realiza pe bază de documente justificative, caz în care dosarul achiziției va cuprinde o notă privind determinarea valorii estimate (valoarea fiind actualizată la momentul achiziției, dacă este cazul) și documentele justificative ale achiziției.

Subactivitatea 2.2. – Achiziție sistem cloud hybrid la cheie

            Septembrie 2021-Martie 2022

Achiziția infrastructurii de cloud va fi realizată prin Licitație deschisă conform Capitolului I, secțiunea a 4-a, articolul 7 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice. Achiziția se va realiza pe bază de documente justificative, caz în care dosarul achiziției va cuprinde o notă privind determinarea valorii estimate (valoarea fiind actualizată la momentul achiziției, dacă este cazul) și documentele justificative ale achiziției.

Sistemul hibrid la cheie conține:

1. Dezvoltare și implementare infrastructură cloud.
2. Set de licențe pentru sistemul CLOUD și Big Data.
3. Aplicații Big Data cu o valoare totală de 167.790 lei.
4. Servicii pentru punerea în funcțiune a centrelor de resurse CLOUD.

Subactivitatea 2.3. – Achiziția serviciilor de auditare financiară

            Septembrie 2021-Octombrie 2021

Serviciile de auditare financiară necesare pentru implementarea proiectului vor fi achiziționate prin achiziție directă conform Capitolului I, secțiunea a 4-a, articolul 7, alin. 5 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice. Achiziția se va realiza pe bază de documente justificative, caz în care dosarul achiziției va cuprinde o notă privind determinarea valorii estimate (valoarea fiind actualizată la momentul achiziției, dacă este cazul) și documentele justificative ale achiziției.

Subactivitatea 2.4. – Achiziția serviciilor de publicitate și informare

            Septembrie 2021-Octombrie 2021

Serviciile de publicitate și informare necesare pentru implementarea proiectului vor fi achiziționate prin achiziție directă conform Capitolului I, secțiunea a 4-a, articolul 7, alin. 5 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice. Achiziția se va realiza pe bază de documente justificative, caz în care dosarul achiziției va cuprinde o notă privind determinarea valorii estimate (valoarea fiind actualizată la momentul achiziției, dacă este cazul) și documentele justificative ale achiziției, inclusiv documentele care dovedesc îndeplinirea obligațiilor contractuale

Activitatea 3 – Dezvoltare și implementare infrastructură cloud

Subactivitatea 3.1. – Dezvoltare și implementare infrastructură cloud

            Martie 2022-Februarie 2023

În cadrul acestei activități sunt prevăzute următoarele:

1. Montare echipamente hardware în data center al institutului, unde se vor configura și instala licențele achiziționate prin proiect.
2. Set de licențe pentru sistemul CLOUD și Big Data.
3. Aplicația Big Data.
4. Servicii pentru punerea în funcțiune a centrelor de resurse CLOUD.

Subactivitatea 3.2. – Testarea funcționalității soluției tehnice

            Noiembrie 2022-Februarie 2023

În cadrul acestei subactivități, se vor realiza următoarele acțiuni:

• Testarea funcționalităților componentelor software ale sistemului.
• Testarea integrată a cloud-ului pe bază de scenarii test.

Subactivitatea 3.3. – Instruirea administratorilor de cloud și a userilor

            Ianuarie 2023-Februarie 2023

În cadrul acestei subactivități, se vor realiza următoarele acțiuni:

• Elaborarea documentațiilor/procedurilor de utilizare a cloudului.
• Instruirea administratorilor infrastructurii cloud.
• Instruirea utilizatorilor din cadrul institutului.

Activitatea 4 – Informare și publicitate

Subactivitatea 4.1. – Informare și publicitate

            Septembrie 2021-Februarie 2023

Activitatea de informare și publicitate va include următoarele:

• Anunț/comunicat de presă privind începerea proiectului.
• Anunț/comunicat de presă la finalizarea proiectului.
• Realizarea de panouri de informare.
• Autocolante 50 buc * 100 * 100 mm cu sigla Uniunii Europene, sigla Guvernului României și sigla Instrumentelor Structurale în România, postate pe site-ul solicitantului.
• Un link către site-ul web al Instrumentelor Structurale în România, fonduri-ue.ro postat pe site-ul solicitantului.

Activitatea de informare se va focaliza în două direcții:

• Către cercetătorii interni ai institutului.
• Către cercetătorii externi ai institutului.

Activitatea 5 – Audit financiar

Subactivitatea 5.1. – Audit financiar

            Februarie 2022-Februarie 2023

Echipa de proiect va furniza, conform prevederilor contractului de finanțare, informațiile solicitate de organismele abilitate să verifice și să auditeze implementarea proiectului.